Umlagefähig ist nur der Teil des Hausgelds, der auf Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung entfällt, etwa Heizung, Wasser, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Gebäudeversicherung und Hauswart, und auch nur, soweit Ihr Mietvertrag diese Kosten auf den Mieter überträgt. Nicht umlagefähig sind die Verwaltervergütung, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage und Reparaturen am Gemeinschaftseigentum. Diesen Anteil zahlen Sie als Vermieter dauerhaft selbst, er gehört deshalb in jede Renditerechnung.
Hausgeld und Nebenkosten sind zwei verschiedene Dinge
Das Hausgeld ist der monatliche Vorschuss, den Sie als Wohnungseigentümer an die Gemeinschaft zahlen. Grundlage ist der von der Versammlung beschlossene Wirtschaftsplan (§ 28 Abs. 1 WEG). Die Nebenkosten Ihres Mieters sind dagegen eine Vereinbarung aus dem Mietvertrag. Beide überschneiden sich, decken sich aber nicht.
Viele Verwalter weisen in der Jahresabrechnung bereits aus, welche Positionen umlagefähig sind. Das erleichtert die Arbeit, entbindet Sie aber nicht von der Prüfung. Entscheidend ist, was in Ihrem Mietvertrag steht, nicht was der Verwalter als umlagefähig markiert.
Die Positionen im Einzelnen
In der Regel umlagefähig (bei entsprechender Vereinbarung): die in § 2 BetrKV aufgezählten Kostenarten, also unter anderem Wasserversorgung und Entwässerung, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, Gartenpflege, Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung und Hauswart. Die Grundsteuer ist ebenfalls umlagefähig, wird aber meist nicht über das Hausgeld, sondern direkt von Ihnen an die Gemeinde gezahlt.
Nicht umlagefähig: Verwaltervergütung, Kosten für Eigentümerversammlungen, Bankgebühren der Gemeinschaft, Zuführung zur Erhaltungsrücklage, Instandhaltung und Instandsetzung, Rechtskosten der Gemeinschaft.
Graubereiche: Wartungsverträge sind teilweise umlagefähig, etwa die Wartung der Heizung als Teil der Heizkosten, Reparaturen bei derselben Firma aber nicht. Der Hauswart ist umlagefähig, soweit er Hauswartsarbeiten verrichtet, nicht soweit er repariert oder verwaltet. Bei „sonstigen Betriebskosten” (§ 2 Nr. 17 BetrKV) müssen die Kostenarten im Mietvertrag einzeln benannt sein.
So ermitteln Sie Ihren nicht umlagefähigen Anteil
Nehmen Sie die letzte Jahresabrechnung und den aktuellen Wirtschaftsplan. Markieren Sie jede Position als umlagefähig oder nicht, gleichen Sie das mit dem Mietvertrag ab und summieren Sie den nicht umlagefähigen Teil. Teilen Sie die Summe durch zwölf, dann haben Sie die monatliche Belastung, die nach der Nebenkostenvorauszahlung Ihres Mieters bei Ihnen hängen bleibt.
Achten Sie dabei auf den Verteilerschlüssel. Die Gemeinschaft verteilt Kosten oft nach Miteigentumsanteilen, in der Betriebskostenabrechnung für den Mieter gilt nach § 556a BGB vorrangig die vertragliche Vereinbarung, ansonsten die Wohnfläche oder der erfasste Verbrauch. Das kann zu kleinen Differenzen führen, die ebenfalls bei Ihnen bleiben.
Ein ausgedachtes Beispiel
Frei gewählte Werte: Das Hausgeld beträgt 320 € im Monat. Laut Abrechnung entfallen davon 210 € auf umlagefähige Betriebskosten, 110 € auf Verwaltung, Rücklage und Instandhaltung. Ihr Mieter zahlt 210 € Vorauszahlung. Sie tragen also 110 € im Monat oder 1.320 € im Jahr selbst. Bei einer Jahreskaltmiete von 8.400 € sind das gut 15 % der Miete, die vor Zins und Tilgung schon wegfallen.
Fristen bei der Abrechnung an den Mieter
Die Betriebskostenabrechnung müssen Sie Ihrem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen (§ 556 Abs. 3 BGB). Verpassen Sie die Frist, können Sie Nachforderungen in der Regel nicht mehr geltend machen. Weil die Hausgeldabrechnung der Gemeinschaft oft erst Monate nach Jahresende vorliegt, wird es manchmal knapp. Planen Sie die Abrechnung deshalb fest ein, sobald die Unterlagen des Verwalters da sind.
Warum das beim Kauf so wichtig ist
Exposés nennen meist das gesamte Hausgeld oder nur den umlagefähigen Teil, selten beide sauber getrennt. Verlangen Sie die Abrechnung und rechnen Sie selbst. Ein hoher nicht umlagefähiger Anteil kann auf einen teuren Verwalter, eine hohe Rücklagenzuführung wegen anstehender Maßnahmen oder auf laufende Reparaturen hindeuten. Was hinter der Rücklage steckt, beschreibt die Seite zur Instandhaltungsrücklage. Wie Sie den Anteil in Ihre Monatsrechnung einbauen, zeigt die Seite zum Cashflow.
Diese Darstellung dient der allgemeinen Orientierung und ist weder Anlage- noch Finanzierungsberatung; für die Gestaltung Ihres Mietvertrags ziehen Sie bei Bedarf eine Rechtsberatung hinzu.